Technik im Dauertest - Computer

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Langzeitarchivierung – Dokumente gesetzeskonform Speichern und Lagern

Jesus Kuhn

Im geschäftlichen Leben werden täglich Millionen von Rechtsgeschäften getätigt, die dokumentiert werden müssen. Für den Fall, dass es später Reklamationen gibt, ist es wichtig, den genauen Weg von der Auftragserteilung bis zur Zahlung festzuhalten. Das Finanzamt hat ein besonderes Interesse an allen Geschäftsunterlagen der Unternehmen und Privatpersonen. Aufgrund der Steuererklärungen werden Gewerbeeinkünfte und Einkommensteuer erhoben. Besonders Unternehmen haben aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Verpflichtung Geschäftsunterlagen bis zu 30 Jahre lang aufzubewahren. Auch im Gesundheitswesen müssen Arztberichte und Krankenakten über einen langen Zeitraum archiviert werden.

Damit all diese Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß nach den gesetzlichen Vorschriften behandelt werden können, ist eine Langzeitarchivierung der Unterlagen vorgeschrieben.

Welche Medien eignen sich für eine Langzeitarchivierung?

Die bekannteste Speicherform zur Archivierung von Daten ist das Papier. Es gibt Bücher, die weit über 1.000 Jahre alt sind und auch heute immer noch lesbar sind. Mit der Einführung des Buchdrucks im 15. Jahrhundert mussten Bücher nicht mehr nur von Hand geschrieben werden. Dadurch hat sich Papier als Speichermedium für Aufzeichnungen rasant verbreitet.

Mit der Entwicklung von Computern und dem Internet werden Daten und Geschäftsvorfälle in elektronischer Form verbreitet und gespeichert. An die Langzeitarchivierung von elektronischen Daten werden hohe Anforderungen gestellt. So muss beispielsweise sichergestellt werden, dass diese Daten nachträglich nicht verändert werden können.

Zur Archivierung von elektronischen Daten eignen sich Magnetbänder, Festplatten und DVDs. Allerdings ist die Lebensdauer dieser Speichermedien recht unterschiedlich. Bei der Festplatte rechnet man mit einer Lebenserwartung von 5 Jahren. DVDs liegen in der Haltbarkeit bei 10 bis 30 Jahren. Bei einem Magnetband ist auch eine Lebenserwartung von mehr als 30 Jahren möglich.

Eine aktuelle Entwicklung ist das Auslagern von Rechnerkapazitäten in eine Datencloud. Hier stellen Dienstleister große Rechenzentren bereit, die auf eigenen Servern die Daten ihrer Kunden abgesichert speichern können. Der Kunde gibt seine zu speichernden Daten in die Cloud und kann sie dort jederzeit wieder abrufen. Diese Regelung bietet den Vorteil, dass der Kunde seine eigenen Rechnerkapazitäten für andere Vorgänge nutzen kann.

Wie ist der Trend bei Langzeitarchivierungen?

Aufgrund der umfangreichen Speichermedien, die zur Archivierung von Daten nötig sind, geht der Trend hin zur Auslagerung der Archivierung auf Dauer an eine Dienstleistungsfirma oder in eine Cloud Lösung. Dies geschieht auch vor dem Hintergrund, dass die gesetzlichen Vorschriften immer weitreichender werden und beispielsweise Compliance-Regeln einzuhalten sind. Der zweite Vorteil der Auslagerung ist, dass der Aufwand für die Anschaffung von Hard- und Software zur eigenen Datenarchivierung immer größer wird.

Für die Auslagerung der Datenarchivierung besteht die Möglichkeit der Cloud Lösung. Bei dieser Variante sollte der Kunde aus Sicht des Datenschutzes darauf achten, dass die Rechenzentren für die Cloud in Deutschland stehen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an INCOM Storage GmbH.


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Kennen Sie das: Ihr Handy zeigt noch 15% Akku an, aber nur wenige Minuten später ist das Handy tot oder ihre Smartwatch lässt sich minutenlang nicht richtig synchronisieren? Wir wollen uns auf diesem Blog mit Technologie und technologischen Produkten auseinandersetzen. In unserer Gesellschaft lassen sich all die Errungenschaften moderner Technik nicht mehr wegdenken. Doch wie viele davon verstehen wir noch, bzw. wie viel dieser Geräte können wir gerade so noch bedienen? Kommen Sie mit auf eine Reise über die Wunder der Technik und lernen gemeinsam mit mir besser zu verstehen, wie z.B. aus Nullen und Einsen das neue Fifa entsteht. Du willst mehr zur neuesten Computersoftware erfahren? Schau dich auf meinem Blog um.